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Perché Excel toglie gli zeri iniziali, e come tenerli

Incolli un elenco di clienti e il CAP 00118 diventa 118. Il telefono 061234567 perde lo zero, una partita IVA si trasforma in 1,23E+10, un numero d’ordine o di carta di 16 cifre finisce con uno 0 che non c’era. La causa è sempre la stessa, e si può evitare.

Perché succede

Quando in una cella arriva qualcosa fatto solo di cifre, Excel decide che è un numero. Un numero non ha zeri davanti, quindi 00118 viene salvato come 118. Altre due regole peggiorano le cose:

• Nel formato Generale, i numeri lunghi vengono mostrati in notazione scientifica: 12345678901 diventa 1,23E+10 quando non sta nella colonna, e da 12 cifre in su succede sempre.
• Excel tiene solo 15 cifre significative. Dalla sedicesima cifra in poi diventa tutto zero, e non è solo l’aspetto: il valore è perso.

Un codice non è un numero: nessuno somma i CAP. Deve restare testo, esattamente come è scritto.

Come tenere gli zeri

Prima di incollare: metti la colonna in formato Testo

1. Seleziona le colonne che conterranno i codici.
2. Tasto destro › Formato celle › Numero › Testo › OK.
3. Incolla e scegli Applica formattazione di destinazione dal pulsante Opzioni Incolla, così il formato Testo resta.

Funziona, ma devi ricordartelo prima di ogni incolla, e scegliere le colonne giuste: se per sbaglio metti in Testo anche gli importi, smettono di sommarsi.

Quando importi: imposta il tipo della colonna

Se i dati arrivano da un file CSV o da Dati › Dal Web, apri Trasforma dati e imposta le colonne dei codici su Testo prima di caricarle. Nell’Importazione guidata testo la stessa scelta è nell’ultimo passaggio, sotto Formato dati per colonna › Testo.

Spegni la conversione (Microsoft 365)

Le versioni recenti di Excel (Microsoft 365 ed Excel 2024) permettono di disattivare questo comportamento: File › Opzioni › Dati › Conversione automatica dei dati, togli la spunta a Rimuovi gli zeri iniziali e converti in numero e all’opzione che tiene solo le prime 15 cifre dei numeri lunghi. Su Mac: Excel › Preferenze › Modifica. Vale per tutto quello che scrivi e incolli, così i codici restano come sono; i numeri che sono davvero numeri vengono riconosciuti lo stesso.

Li hai già persi? Ricostruiscili con TESTO

Se la colonna ha sempre la stessa lunghezza (un CAP ha 5 cifre), puoi rimettere gli zeri con una formula: =TESTO(A2;"00000"), con tanti zeri quante sono le cifre. Oppure usa il formato personalizzato 00000 (Formato celle › Numero › Personalizzato), che mostra gli zeri mentre il valore resta un numero. Non serve per le cifre perse dopo la quindicesima: quelle non tornano.

Oppure lascia fare all’esportazione

Bottone Esporta riconosce i codici prima di scrivere il file: i valori con gli zeri iniziali e le lunghe sequenze di cifre (numeri di telefono, partite IVA, numeri d’ordine) vengono scritti come testo, esattamente come sulla pagina. Nelle colonne che si chiamano CAP, Codice, Fattura, Partita IVA e simili, i numeri vengono scritti senza il punto delle migliaia, così 10045 non diventa 10.045. Gli importi e le quantità accanto restano numeri veri, da sommare. Niente da impostare, colonna per colonna.