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Por que o Excel apaga o zero à esquerda, e como manter

Você cola uma lista de clientes e o CEP 01310100 vira 1310100. Um CPF vira 3,33E+10. Um número de pedido ou de cartão com 16 dígitos termina em 0 quando não deveria. A causa é sempre a mesma, e dá para evitar.

Por que acontece

Quando uma célula recebe algo feito só de dígitos, o Excel decide que é um número. Número não tem zero à esquerda, então 01310100 é guardado como 1310100. Duas outras regras pioram a situação:

• No formato Geral, números longos aparecem em notação científica: 33312345678 vira 3,33E+10 quando não cabe na coluna, e com 12 dígitos ou mais vira sempre.
• O Excel guarda só 15 dígitos significativos. Do 16º dígito em diante, o resto vira zero, e não é só aparência: o valor se perde.

Para um código, isso não é número: ninguém soma CEPs. Eles precisam continuar texto, exatamente como estão escritos.

Como manter os zeros

Antes de colar: deixe a coluna como Texto

1. Selecione as colunas que vão receber códigos.
2. Botão direito › Formatar Células › Número › Texto › OK.
3. Cole e, no pequeno botão de opções de colagem que aparece ao lado, escolha a opção que usa a formatação de destino: assim o formato Texto é mantido.

Funciona, mas você precisa lembrar disso antes de cada colagem, e escolher as colunas certas: se os valores em reais forem para Texto por engano, eles param de somar.

Ao importar: defina o tipo da coluna

Se os dados vêm de um arquivo CSV ou de Dados › Da Web, abra Transformar Dados e defina as colunas de código como Texto antes de carregar. No Assistente de Importação de Texto, a mesma escolha fica na última etapa, em Formato de dados da coluna › Texto.

Desligue a conversão (Microsoft 365)

As versões recentes do Excel (Microsoft 365 e Excel 2024) permitem desligar esse comportamento: em Arquivo › Opções › Dados › Conversão Automática de Dados, desmarque a opção que remove os zeros à esquerda e converte em número, e também a que guarda só os primeiros 15 dígitos. No Mac: Excel › Preferências › Editar. Vale para tudo o que você digita e cola, então os códigos ficam como estão; os números que são números de verdade continuam sendo reconhecidos.

Já perdeu os zeros? Refaça com TEXTO

Se a coluna tem sempre o mesmo tamanho (um CEP de 8 dígitos), dá para devolver os zeros com uma fórmula: =TEXTO(A2;"00000000"), com tantos zeros quanto o tamanho, ou =TEXTO(A2;"00000-000") para o CEP já sair com o hífen. Ou use o formato de número personalizado 00000000, que mostra os zeros enquanto o valor continua número. Não resolve os dígitos perdidos depois do 15º: esses já eram.

Ou deixe a exportação cuidar disso

O Botão Exportar reconhece os códigos antes de gravar o arquivo: valores com zero à esquerda e sequências longas de dígitos (telefones, CPF, CNPJ, números de pedido) são gravados como texto, exatamente como na página. Nas colunas chamadas CEP, Código, Pedido, NF, Nº e parecidas, os números são gravados sem separador de milhar, então 10045 não vira 10.045. Os valores e as quantidades ao lado continuam números de verdade, que dá para somar. Nada para configurar, coluna por coluna.